L’UE ha stabilito per maggio 2018 un rafforzamento del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) in vigore, una serie di misure che accentuano la responsabilità riguardante la protezione dei dati di identificazione personale dell’utente da parte delle imprese. In particolare è stato specificato meglio come debba essere possibile il controllo individuale dei dati, imponendo sanzioni severe per la non conformità al GDPR e per la violazione del diritto di accesso ai propri dati personali e del diritto all’oblio. Il GDPR prevede inoltre che le aziende assicurino che i dati raccolti dai consumatori e dipendenti, necessari per la conduzione di attività e contatti, siano adeguatamente protetti.
Tutte le aziende sono quindi tenute a verificare come i dati personali in loro possesso dei dipendenti, dei loro clienti e di altre entità, vengono gestiti nei sistemi di terze parti implementati, anche relativamente al proprio ambiente di stampa, come i dispositivi multifunzione e le soluzioni di gestione della stampa e di acquisizione di documenti utilizzate, come YSoft SafeQ.
Y Soft prende molto sul serio la protezione dei dati dei clienti. Infatti SafeQ e le sue componenti sono state progettate e sviluppate per salvaguardare i dati personali coinvolti nelle funzionalità di stampa, copia e scansione.
Come si fa a rendere il proprio ambiente di stampa conforme al GDPR?
Per rendere sicuro l’ambiente di stampa come richiesto, si deve proteggere il processo, dal comando di stampa lanciato dall’utente, per tutto l’intero ciclo di vita del documento stampato, attraverso i client, la rete, i server ed i dispositivi di stampa.
I punti chiave dell’infrastruttura, quali i print server e la rete, devono essere adeguatamente protetti. Avangate Italia può fornire la consulenza necessaria alla progettazione o revisione dell’architettura.
La soluzione SafeQ rappresenta invece la piattaforma software ideale di gestione della stampa grazie a:
- Il supporto dell’HTTPS e del protocollo SSL nelle comunicazioni.
- L’accesso ai dispositivi di Stampa tramite autenticazione, anche a due livelli, collegata ai database aziendali ed il tracciamento delle operazioni.
- I diritti di accesso alle funzionalità
- L’estensione dei servizi alla stampa protetta e sicura da terminale, anche mobile (Smartphone, Tablet,…)
- La gestione di Air Print e Google Cloud Print centralizzata sotto il controllo di SafeQ, altrimenti “aperti” a livello di dispositivi multifunzione e quindi meno o del tutto insicuri.
- La stampa protetta ed il Print Roaming* (altrimenti definito FollowME/You)
- Le Regole di Stampa che consentono di impostare delle regole aziendali come ad esempio: definire orari di utilizzo, applicare timbri con informazioni di proprietà e data, bloccare le stampe di alcuni formati/tipologie.
- Il Report e log di attività utente ed amministrativa.
Con queste caratteristiche, YSoft SafeQ consente di ricercare e produrre le informazioni del singolo utente (log utente, reporting per singolo utente, elenco lavori) presenti nel sistema sia di cancellare l’utente stesso e le sue informazioni per garantire il diritto all’oblio (ad esempio in caso di utente che lascia l’azienda), adeguando l’ambiente di stampa al GDPR.
Per supportare ulteriormente i propri clienti YSoft ha previsto il rilascio verso fine anno 2017 di nuovi strumenti per semplificare il trattamento dei dati utente ai fini della conformità GDPR.
Per accedere alla documentazione di SafeQ, accedere all’area partner di Avangate Italia registrandosi se necessario.
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“Sicurezza e protezione dei dati degli ambienti di stampa: le soluzioni di Printing trattate da Avangate Italia”